So gelingt Ihnen die Verwaltung Ihrer Ferienwohnung

So gelingt Ihnen die Verwaltung Ihrer Ferienwohnung

Oktober 22, 2018

Kostengünstig und effizient: So gelingt es Ihnen, Ihre Ferienwohnung zu verwalten

Eine Ferienwohnung verwalten – das erfordert Routine und die Erfüllung ständig wiederkehrender Aufgaben. Darüber hinaus müssen jede Menge Entscheidungen getroffen, Ausgaben und Einnahmen kalkuliert und Marketingstrategien entworfen werden.

Was sind die Eckpunkte einer erfolgreichen Verwaltung und Vermarktung Ihrer Ferienwohnung? Wie vermeiden Sie typische Probleme und Stolperfallen? In diesem Ratgeber geben wir Tipps, wie die Anforderungen zu bewältigen sind und stellen Ihnen mit dem Property-Cockpit eine einfache Lösung vor, Ihre Ferienwohnung zu verwalten.

Checkliste Ferienwohnung verwalten: Worauf kommt es an?

Gehen wir davon aus, dass Sie bereits im Besitz einer Ferienwohnung sind, die Sie:

• überwiegend selbst nutzen und nur gelegentlich weitervermieten,
• überwiegend vermieten und nur gelegentlich selbst nutzen oder
• ausschließlich gewerblich vermieten.

Sie wissen bereits: Die Nutzungsart Ihrer Ferienwohnung beeinflusst wesentlich, wie Ihre Ferienwohnung steuerlich und rechtlich zu beurteilen ist. Sie wirkt sich zudem darauf aus, welche Zielgruppe Sie ansprechen und über welche Portale die Ferienwohnung angeboten wird. Und daraus ergeben sich wichtige Anschlussüberlegungen, die beispielsweise die Ausstattung und die Marketingstrategie betreffen.

Ausstattung Ihrer Ferienwohnung

Eine Ferienwohnung zu verwalten, dazu gehört, dass Sie sich Gedanken über deren Ausstattung machen. Nutzen Sie Ihre Ferienwohnung überwiegend selbst, werden Sie diese Ihrem Geschmack entsprechend einrichten. Ihre Zielgruppe sind dann Menschen, die diesen Geschmack teilen oder Personen, die Wert darauf legen, in einer authentisch eingerichteten Wohnung Urlaub zu machen.

Bei einer Vermietung Ihrer Ferienwohnung empfiehlt sich eine moderne, funktionale und leicht zu reinigende Ausstattung. Was natürlich nicht bedeutet, dass dekorative Elemente oder der Faktor Gemütlichkeit hier keine Rolle spielen. Überprüfen Sie die Einrichtung Ihrer Wohnung am besten aus Sicht eines Urlaubers nach Kriterien wie:

• Was ist für Selbstversorger im Urlaub besonders wichtig?
• Wie lässt sich die Ferienwohnung ohne grossen Aufwand reinigen?
• Mit welchen Extras und kleinen Überraschungen können Sie Urlauber begeistern?

Bei der Küchenausstattung hat es sich beispielsweise bewährt, Equipment bereitzustellen, welches ermöglicht, typisch regionale Gerichte zuzubereiten – also beispielsweise eine Fisch- oder Paella-Pfanne oder auch ein Raclette- oder Fondue-Gerät.

Vermarktung Ihrer Ferienwohnung

Da Reisen und Ferienunterkünfte heutzutage bevorzugt online gebucht werden, ist es wichtig, Ihre Ferienwohnung auf einer eigenen Website in Bild und Text attraktiv zu präsentieren. Auch sollte der Buchungsvorgang übersichtlich gestaltet und leicht durchzuführen sein.

Die Website bildet das Zentrum Ihrer Aktivitäten als Vermieter einer Ferienwohnung. Darüber hinaus dient die Website der Verlinkung in Onlineforen. Auch in Printmedien wie Flyern ist es mittlerweile üblich, auf die eigene Website zu verweisen.
Begleitende Überlegungen zur Gestaltung Ihrer Website betreffen deren Funktionalität. Dazu gehören Fragestellungen wie:

• Wie vermeiden Sie, für jedes Portal eine eigene Anzeige erstellen zu müssen?
• Wie umgehen Sie Doppelbuchungen?
• In welchen Sprachen sollen Ihre Inserate und Ihre Website erscheinen?

Für die Vermarktung benötigen Sie einen ansprechenden Text, der Ihre Ferienwohnung ansprechend, aber wahrheitsgetreu beschreibt. Von besonderer Bedeutung sind zudem hochwertige Fotos, welche die Wohnung, das Anwesen, die Lage und begeisternde oder emotionalisierende Details zeigen. Grosser Beliebtheit erfreuen sich auch Luftaufnahmen, speziell Videos, die vermittels Kamera und Quadrokopter aufgenommen werden.

Schliesslich kann der Blick aus der Ferienwohnung in die Umgebung ein Verkaufsargument sein. Befindet sich die Ferienwohnung in zweiter Reihe eines Hochhauskomplexes, sollten die angehenden Mieter dies allerdings ebenfalls erfahren.

Die Faustregel für Ihre Anzeigenerstellung lautet daher: So schön und hochwertig wie möglich, so authentisch und aufrichtig wie nötig, damit keine falschen Erwartungen geschürt werden. Idealerweise beauftragen Sie einen professionellen Fotografen mit der Erstellung der Fotos.

Die Synchronisierung Ihres Buchungskalenders, die Anzeigenverwaltung mithilfe von Vorlagen und die Onlineverwaltung können Sie sich dagegen mithilfe einer Software erheblich vereinfachen.

Kontaktaufnahme und Kommunikation

Vermieten Sie Ihre Ferienwohnung regelmässig an Urlauber, erhalten Sie zwangsläufig diverse Anfragen und Rückfragen, die rasch beantwortet werden müssen. Welche Art der Kontaktaufnahme bevorzugen Sie? Sollen sich Interessenten bevorzugt per E-Mail, per Kontaktformular oder telefonisch an Sie wenden?

Falls Sie eine telefonische Kontaktaufnahme bevorzugen, empfiehlt es sich, hierfür ein eigenes Handy anzuschaffen. So vermeiden Sie, dass Sie Ihre private Telefonnummer preisgeben müssen und ausserhalb der gewünschten Anrufzeiten von Interessenten kontaktiert werden. Weisen Sie in Ihrer Anzeige zudem darauf hin, in welchen Sprachen Sie Anfragen beantworten können. Alternativ delegieren Sie die gesamte Kommunikation an einen Kundenservice, wie er im Angebot von Property-Cockpit bereits enthalten ist.

Datenschutzbestimmungen und regionale Vorschriften berücksichtigen

Zur Verwaltung Ihrer Ferienwohnung ist es erforderlich, dass Sie sich mit den beständig wandelnden Datenschutzbestimmungen und den regionalen Vorschriften am Ort, an dem sich Ihre Ferienwohnung befindet, befassen.

Datenschutz bezieht sich in erster Linie darauf, dass Sie Ihre Kunden darauf hinweisen, welche Daten wie von Ihnen verarbeitet und genutzt werden. Ausserdem sind Sie verpflichtet, diese so zu speichern und zu verarbeiten, dass kein Dritter Zugriff darauf hat.

Regionale Vorschriften betreffen beispielsweise die Frage, wie lange oder wie häufig Sie eine private Ferienwohnung untervermieten dürfen und ob Tourismusabgaben dafür fällig werden. So eint etwa Berlin und Mallorca, dass private Wohnungen nur noch eingeschränkt an Urlauber vermietet werden dürfen.

Preiskalkulation und Zahlungsabwicklung

Ob Sie nur Ihre Unkosten abdecken oder Gewinn mit der Vermietung Ihrer Ferienwohnung erzielen wollen – die Preiskalkulation gehört zu den komplexeren Verwaltungsaufgaben. Haben Sie damit bisher keine guten Erfahrungen gemacht, überprüfen Sie Ihre Kalkulation. In die Kalkulation eingehen müssen alle Ausgaben, die Sie für die Ferienwohnung haben, also beispielsweise

• Ratenkredite,
• Betriebskosten,
• Abgaben und Steuern,
• Ausgaben für Reparaturen, Reinigung, Personal,
• Ausgaben für die Bereitstellung von Heimtextilien wie Handtüchern und Bettwäsche,
• Versicherungen,
• Provisionen für die Vermittlungsportale.

Gleichzeitig müssen Sie die regionalen und saisonalen Preise für vergleichbare Objekte kennen und im Blick behalten. Bei der Kalkulation ist es daher immer wichtig, einerseits festzulegen, welchen Mindestpreis Sie nehmen müssen, damit sich die Vermietung überhaupt lohnt. Andererseits darf der von Ihnen berechnete Mietpreis nicht deutlich über den Durchschnittspreisen für vergleichbare Objekte liegen.

Feedback und Kundenbewertungen

Denken Sie bei der Verwaltung Ihrer Ferienwohnung daran, dass Sie auf ein ehrliches Feedback angewiesen sind. Sie erfahren aus differenzierten Kundenbewertungen, was das Besondere an Ihrer Ferienwohnung ist und was sich noch verbessern lässt.

Betrachten Sie Kundenbewertungen daher nicht als lästige Pflicht, sondern als wichtiges Instrument, um Ihren Marketingerfolg zu steigern. Gehen Bewertungen ein, die Sie als unfair oder ungerechtfertigt betrachten, prüfen Sie, ob Sie in Ihrer Anzeige vielleicht Dinge versprochen haben, die mit der Realität nicht übereinstimmen. Reagieren Sie – auch auf Beleidigungen – immer sachlich und stellen Sie das Kundenwohl in den Vordergrund.

Wer eine Ferienwohnung gewissenhaft verwaltet und präsentiert, muss sich vor negativen Kundenbewertungen nicht fürchten. Und selbst wenn es mal weniger fair zugeht – die meisten Menschen, die Bewertungen lesen, achten nicht allein auf das Kundenfeedback, sondern auch darauf, wie Sie als Vermieter reagieren. Von Vorteil ist es zudem, wenn Sie Ihren Urlaubern die direkte Kontaktaufnahme mit einem Kundenservice ermöglichen.

Ferienwohnung verwalten: erste Schritte und Ansprechpartner
Wenn Sie unsere Checkliste bis hierhin durchgelesen haben, wissen Sie bereits: Die Verwaltung einer Ferienwohnung ist keine einfache Angelegenheit. Die wenigsten Vermieter kommen daher ohne professionelle Unterstützung aus, sofern Sie die Verwaltung Ihrer Ferienwohnung nicht zum Hauptberuf machen wollen.

Unterstützung benötigen und erhalten Sie durch

• Anwälte und Steuerberater, die sich thematisch auf die Vermietung von Ferienwohnungen spezialisiert haben.
• Texter, Fotografen, Marketingexperten und Suchmaschinenoptimierer, die Ihnen bei der Erstellung und Gestaltung Ihrer Anzeigen und Website helfen.
• eine Buchungs- und Reservierungssoftware, die die Verwaltung des Buchungskalenders sowie die Angebotserstellung und Abrechnung erleichtert.
• eine Agentur oder eine Privatperson vor Ort, die Besucher empfängt und sich um alle anfallenden Aufgaben wie Reparaturen oder Reinigung kümmert.
• Übersetzer und Dolmetscher, die Ihr Angebot in verschiedene Sprachen übertragen und gegebenenfalls auch die mündliche oder schriftliche Kommunikation mit Interessenten übernehmen.

So oder ähnlich haben Sie es bisher gehalten, aber Aufwand und Investition sind auf Dauer zu umständlich und zu kostspielig?

Sie würden gern Aufgaben delegieren und sich zudem von Experten aus der Tourismusbranche bei der Verwaltung Ihrer Ferienwohnung helfen lassen, ohne hierfür auf unterschiedliche Ansprechpartner angewiesen zu sein?

Aus genau diesem Grund haben wir das Property-Cockpit geschaffen – eine Kombination aus persönlicher Betreuung, unkomplizierter Verwaltung Ihrer Ferienwohnung und einer Software, die Sie bei allen wiederkehrenden Routineaufgaben unterstützt.

Ferienwohnung verwalten mit dem Property-Cockpit

Mit Property-Cockpit wählen Sie eine einfache, effiziente und kostengünstige Lösung, um Ihre Ferienwohnung verwalten zu können.

Die Software von Property-Cockpit ermöglicht es Ihnen beispielsweise, sämtliche Daten, die Sie für Inserate auf den verschiedenen Portalen benötigen, einzugeben und direkt zu übertragen – inklusive Buchungskalender und Übersetzung in mehrere Sprachen. Statt für jedes Portal eine Anzeige zu gestalten oder die jeweiligen Anmeldeformulare mühselig auszufüllen, nutzen Sie einfach die intelligente Schnittstelle unserer Software – Programmierkenntnisse sind dafür nicht erforderlich.

Persönliche Betreuung für Sie und Ihre Kunden

Während die von uns bereitgestellte Software die Routineaufgaben erledigt, kümmern sich unsere Mitarbeiter/innen um alles, was Ihnen oder Ihren Buchungsinteressenten am Herzen liegt. Unser Telefonservice ist zu ausgedehnten Geschäftszeiten und in insgesamt zehn Sprachen für Sie und Ihre Kunden erreichbar. Ein/e persönliche/r Betreuer/in, die oder der mit Ihrem Angebot und den Gegebenheiten vor Ort vertraut ist, beantwortet Ihnen zudem all Ihre Fragen zur Angebotserstellung und Optimierung Ihrer Anzeigen.

Zahlungen und Mahnwesen

Auch um Zahlungsmodalitäten, ausbleibende Überweisungen oder Probleme mit der Abrechnung der Betriebskosten und der Rückzahlung einer Kaution müssen Sie sich in Zukunft nicht mehr kümmern. Denn all diese und weitere Tätigkeiten übernehmen wir ebenfalls für Sie – rechtssicher und vertrauenswürdig.

Alles aus einer Hand und flexibel auf Ihre individuelle Verwaltung einer Ferienwohnung abgestimmt – so verläuft Ihre Zusammenarbeit mit der Schweizer Property-Cockpit AG. Und weil wir überzeugt sind, dass Sie und wir damit gemeinsam erfolgreich Ferienwohnungen vermieten und verwalten, arbeiten wir nach dem Leistungs- und Erfolgsprinzip. Was bedeutet: Sie honorieren unseren Einsatz nur dann, wenn tatsächlich eine Buchung Ihrer Ferienwohnung zustande kommt.

Testen Sie Property-Cockpit jetzt kostenlos